Как да подобрите дейността си по време на криза

В криза всяка компания мисли за краткосрочното си оцеляване и възможността да не загуби дългосрочните си перспективи за развитие. За да отговорим на актуалните мениджърски въпроси, Дневник и Ърнст и Янг подготвиха серия от практични материали на база изследване на компанията сред водещи световни мениджъри за Възможностите в условия на криза. Сега на фокус следва продължение насоките, в които компаниите могат да подобрят дейността си, без да влошават своята ефективност.

В текущата ситуация е напълно разбираемо компаниите да са изкушени от възможността да съкратят разходите си. Прилагането на един добре осмислен и координиран подход за целта обаче може да намали риска от нарушаване на ефективността им.

Началото е с оценка на разходите

Всяко намерение за ограничаването им трябва да започне със структуриран и систематичен анализ на разходните центрове на компанията. Той ще помогне на ръководството да идентифицира и измери количествено възможностите за оптимизация и преструктуриране и ще даде отговор на въпроса с какво може да се раздели компанията. За да се осигури бързото изпълнение ние препоръчваме използването на хипотези. При този подход ръководството трябва да направи първоначална преценка къде да концентрира усилията си, например в оптимизация на системата на доставки и/ или информационните технологии (ИТ), и да извърши последващия анализ според хипотезата. Често това упражнение се извършва от финансовия мениджър, но в текущите условия отговорността трябва да се подели и с ръководителите на останалите отдели като ИТ, търговския мениджър и др.

Както показа нашето изследване, ИТ са основна област, в която може да се цели и постигне намаление на разходите. Въпреки това подлагането на функцията за ИТ под натиск, когато тя трябва да подпомага бизнеса да се справи със ситуацията, следва да се разгледа внимателно. Сега повече от всякога е необходимо тя да бъде приведена в съответствие с цялостната стратегия на компанията, да подобрява ефективността си и да демонстрира своята полезност.

Имайки предвид и каква голяма част от разходите на компаниите преминават през системата за доставки, един подробен анализ често може да разкрие възможности за оптимизация и при нея. Точно това е и мястото, където повечето мениджъри се фокусират в момента. Примерна хипотеза в тази насока може да бъде преструктурирането на процеса по покупки и ограничаването на ползваните доставчици, за да се намалят разходите за поръчки. Жизненоважно обаче е да се избегнат инициативи за намаляване на разходите, които биха се отразили негативно на ефективността. Всяко действие, което би попречило на компанията да доставя висококачествени продукти или услуги, може да навреди на основните източници на приходи. Например, ако стратегията е за всяка доставка да се избира доставчикът с най-ниска цена, то това може да доведе до променливо качество на отделните доставките и съответно на крайния продукт на компанията.

Прегледайте и оборотния капитал

Без клиенти бизнесът няма бъдеще, а за много компании намирането на такива става все по-трудно. Рискът от забавени плащания винаги съществува, но в сегашните условия той се увеличава значително, придружен вече и от риска от неплащане. Това от своя страна оказва съществено влияние върху наличните средства и може бързо да доведе до остра необходимост от ресурс. Повечето мениджъри вече са предприели анализ на процесите по управление на паричните потоци и най-често залагат на намаляване на времето за събиране на вземанията, преминаване към авансово плащане или облекчаване на условията на плащане към доставчици.

Оптимизирането на приходите е тясно свързано с управлението на оборотния капитал, като включва също така преглед на клиентския портфейл и на процеса от поръчка до плащане. Това е особено важно днес, когато компаниите констатират увеличение на времето от поръчката до получаване на плащането, както и влошаване платежоспособността на клиентите си. Чрез използване на продажбени и маркетингови стратегии, които да са насочени към по-печеливш клиентски микс, подобряването на клиентския портфейл може да даде положителни резултати.

Оценете и преобразувайте на основните процеси

Целта на оценката на съществуващите основни процеси е да позволи на бизнеса да преосмисли внимателно възможните сфери на подобрения и тяхното приоритизиране, като едновременно с това създаде план на новия оперативен модел. В този случай следващата стъпка би следвало да бъде оценяване на възможността за приемане на този нов модел, както и съставяне на план за извършване на промените. В случай че бизнесът е повлиян сериозно от икономическата рецесия, то извършването на постоянна оценка на това дали новият модел е подходящ, както и на резултатите от промените, е от огромно значение.

Оценете правилно рисковете и подобрете контролите

Всяка промяна на пазара, в който компанията оперира, води и до промени в рисковия й профил. Имайки предвид динамиката на условията днес, е много вероятно рисковия профил на компаниите да е непълен, което би увеличило риска от влошаване на резултатите и повишаване на разходите. Нашето проучване показа, че 78% от ръководителите смятат, че трябва да подобрят своите контроли сега, за да отговорят на нарасналите рискове вследствие на текущата пазарна ситуация и извършваните промени в оперативните процеси. Например, ако компанията реши да намали броя на своите доставчици, за да получи на по-големи отстъпки, то концентрацията на риск в отделните доставчици ще се увеличи и тя следва да създаде контроли, които да осигуряват, че избраните доставчици са надеждни и текущо извършваните от тях доставки отговарят на предварително договорените стандарти.

В рамките на цялостния подход за управление на рисковете и когато основно значение имат подобряването на резултатите и намалението на разходите, управлението на предприетите промени е водещо. То налага провеждането на съществен проект в рамките на организацията, за чието изпълнение бизнесът трябва да се запита дали разполага с необходимите умения и ресурси да го предприеме особено ако е намалил персонала или се е разпрострял в непознати за него сфери.

И накрая измервайте подобренията

След анализирането на ситуацията и предприемането на съответните мерки от ключово значение е и проследяването на подобренията. За да се измерят и следят очакваните ползи, компаниите трябва да изберат определени показатели в съответствие с новосъздадената стратегия на бизнеса. Ключови показатели може да бъдат по-малката единична себестойност на поръчките към доставчици; подобрената рентабилност на клиентите; по-навременното и точно фактуриране и бързо получаване на вземанията; по-малкото ресурси, използвани от основни функции, като системата на доставки, без това да има негативен ефект върху резултатите.

*Христо Ненков е мениджър в отдел Консултантски услуги в Ърнст и Янг България. Работил е 5 години като независим финансов одитор в KPMG България. Професионалният му опит включва работа по проекти, свързани с финансов одит, бизнес консултиране, вътрешен одит, оценка и оптимизиране на процеси и вътрешни контроли. Притежава магистърска степен по счетоводство и контрол от УНСС. Член е на Асоциация на дипломираните експерт-счетоводители (ACCA) и на Института на вътрешните одитори в България.

Дневник