Намаляването на имейл трафика започва от върха?

Начинът, по който мениджмънтът на една компания комуникира, влияе върху начина, по който комуникират и нейните служители. Колкото повече имейли изпращат ръководителите и колкото по-наложен е този начин на комуникация по върховете, толкова по-голям е имейл трафикът в цялата компания. До тези заключения достигат университетът в Глазгоу и консултантската компания Modeuro Consulting след проведен експеримент в британската компания International Power, пише Harvard Business Review.

Те възложили на 7 мениджъри да помислят два пъти преди да изпратят един имейл или да го адресират до голям брой получатели, като целта била да се намали имейл трафикът и компанията да повиши ефективността си. Преди да стартира експериментът, един ръководител изпращал средно 56 имейла дневно. В рамките на три месеца общият имейл трафик на ръководния екип на International Power намалял с 54%. Това засегнало и имейл трафика на още 73 служители, който паднал дори повече – с 64%. Крайният резултат бил 10 400 спестени човекочаса за по-важни задачи и увеличение на продуктивността със 7%.

От Modeuro твърдят, че компаниите могат да постигнат от 5 до 30% по-висока производителност, ако ограничат имейл комуникацията. Въпросът не е да я загърбим изцяло, а да помислим дали това наистина е най-добрият избор във всеки един момент.

80% от имейл трафика е безполезен

„Докато имейлът в определени случаи може да е най-добрият начин да се свържем с някой, той не винаги е най-доброто решение“, обръща внимание Андрю Килик, основател на Modeuro Consulting, цитиран от The Wall Street Journal. Неговите наблюдения показват, че използваме смислено едва 20% от времето си за имейл комуникация. „Но 80% от имейл трафика е безполезен“, продължава той.

От Modeuro съветват компаниите да ограничат препращането на съобщения и да не заливат с ненужна информация служителите си, а да се фокусират само върху наистина нужни имейли. И да не забравят, че често едно телефонно обаждане или разговор очи в очи може да свърши по-добра работа. Промяната в тези навици може да донесе значителни ползи за бизнеса.